Электрондық пошта қағаз әріптерге қарағанда артықшылығының көптігіне байланысты бұрыннан коммуникацияның негізгі түрлерінің біріне айналды. Дегенмен, көптеген басқа технологиялық инновациялар сияқты, коммуникацияның бұл түрінің де өз ережелері бар. Интернет поштасы арқылы қарым-қатынас өмірдің көптеген салаларының ажырамас бөлігіне айналғанына қарамастан, көптеген пайдаланушылар электрондық поштаның құрамдас бөліктері қандай деген сұраққа жауап бере алмайды.
Пайдаланушы көзқарасы бойынша электрондық пошта құрылымы
Электрондық пошта хабарлары аға буынға таныс қағаз әріптерге ұқсайды және өте ерекшеленеді. Бірақ электрондық пошта қызметіне қарамастан, электрондық пошта құрылымы әрқашан бірдей. Әрқайсысын қысқаша сипаттай отырып, электрондық поштаның құрамдастарын тізіп көрейік:
- "Кімге" өрісі. Бұл өрісте алушының мекенжайы бар. Бірнеше алушы болса, оларды нүктелі үтірмен бөліңіз.
- "Тақырып" өрісі. Көптеген пошта қызметтерінде ол міндетті болып саналады. Әріпте тақырып дұрыс көрсетілсе, пайдаланушыларға әріпті табу оңайырақ болады.
- Хаттың негізгі бөлігі. Электрондық поштаның негізгі мәтіні негізгі мәтінді қамтиды.
Жасырын электрондық пошта құрамдастары
Біз хаттың көрінетін құрылымын қарастырдық. Бірақ қарапайым көзге көрінетін элементтерден басқа, келесі өрістерді электрондық поштаның құрамдас бөліктеріне де жатқызуға болады:
- кімнен (бұл өріс автоматты түрде толтырылады);
- көшірме (негізгі адресатқа қосымша хаттың көшірмесі басқа біреуге жіберіледі);
- соқыр көшірме (хаттың көшірмесін негізгі адресатқа хабарламай жіберу қажет болған жағдайда пайдаланылады);
- тіркемелер.
Электрондық пошта компоненттері техникалық тұрғыдан
Техникалық тұрғыдан кез келген электрондық пошта келесі құрамдастарды қамтиды:
- Тақырыптар немесе, олар да аталады, SMTP протоколының конверттері. Бұл тақырыптар электрондық поштаның негізгі бөлігіне қосылуы немесе енгізілмеуі мүмкін. Яғни, пошта серверінде хабарлама мәтінінде көрсетілгеннен көбірек ақпарат болған жағдайда мүмкін болады. Тақырыпта жіберушінің, алушылардың және жіберуші хосттың мекенжайы бар.
- SMTP протоколдарының тілінде болатын хабарламаның өзіДеректер деп аталады. Ол, өз кезегінде, бөлінеді:
- хаттың тақырыбы - қағаз поштаға ұқсас, онда хат өткен пошта серверлері туралы деректер және кейбір басқа ақпарат бар;
- хаттың негізгі бөлігі – хаттың өзі мәтіні.
Іскерлік хат алмасуға арналған электрондық пошта құрылымы
Егер біз осы уақытқа дейін техникалық тұрғыдан электрондық поштаның құрылымы туралы айтатын болсақ, енді іскерлік хат алмасуға арналған жақсы жазылған электрондық поштаның элементтерін қарастырайық, өйткені әрбір өзін құрметтейтін компания оны орындауға тырысады. жалпы қабылданған байланыс стандарттарымен.
Электрондық хабарламалардың әртүрлі классификацияларының көп саны болғанымен, олар дизайн құрылымы бойынша екі топқа бөлінеді. Бірінші топ – байланыс хаттары, олар жұмыс барысында қолданылады. Екіншісі – келісім хаттары: кездесуді қорытындылайтын хабарламалар, жұмысты аяқтау мерзімдерін және тараптардың әрқайсысынан талап етілетін әрекеттерді нақтылау үшін басқа да маңызды аспектілерді көрсетеді.
Электрондық поштаның әр түрінің құрамдастарын бөлек көрсетейік.
Хат-хабарлама
Оның құрылымы мыналарды қамтуы керек:
- Электрондық хаттың тақырыбы. Бұл өрісте кездесу уақытын келісу, қарастырылатын мәселелер тізімін және т.б. сияқты қабылдаушыдан не күтетініңізді көрсеткен дұрыс.
- Сәлем. Хат бірнеше адамға жіберіледі деп жоспарланса да,Іскерлік қарым-қатынас этикасы адресаттардың міндетті түрде сәлемдесуін білдіреді.
- Хабар мазмұны. Сұрауды мүмкіндігінше нақты сипаттайтын электрондық хаттың нақты мәтіні.
- Корпоративтік қолтаңба. Көптеген адамдар ұмытатын сәт. Дұрыс құрастырылған қолтаңба үлгісі автордың толық аты-жөні мен лауазымын, оның байланыс ақпаратын (телефон нөмірі, компанияның веб-сайтына сілтемелер, электрондық пошта және т.б.) қамтиды. Қол қою ұйым қабылдаған ережелер мен ережелерге байланысты өзгеруі мүмкін.
- "Кімге" және "Көшірме" өрістері. Олар белгілі бір себептермен соңғы болып тізімделеді - оларды соңғы толтыру арқылы аяқталмаған немесе расталмаған хабарды жіберу мүмкіндігін болдырмайсыз.
Келісім-хат
Жоғарыда айтылғандай, электронды хабарламаның бұл түрі жиналыстың қорытындысын шығару, әр тараптың іс-шаралар жоспарын көрсету және мерзімдерді белгілеу үшін қолданылады. Мұндай хаттар кездесулердің өзіндік «хаттамасы» болып табылады және ақпаратты ыңғайлы құрылымдауға мүмкіндік береді. Осы түрдегі хат жоспарға сәйкес құрастырылған:
- Сәлем. Хатта қорытындыланған жиналысқа қатысушылардың саны аз болса, барлығын атын атап көрсетуге немесе сәлемдесудің жалпылама түрін қолдануға болады.
- Нәтижелері хатта жинақталған жиналыстың мақсатын қайталаңыз.
- Кездесу барысында талқыланған мәселелер тізімі. Әрбір мәселе бойынша келісімдер, шешімдер және орындау мерзімдері көрсетілген.
- Шұғыл шешуді қажет етпейтін, бірақ назардан тыс қалдыруға болмайтын мәселелер тізімі.
- Кездесу қатысушыларының пікірін нақтылау - бәрі ескерілді ме?
- Үлгі қолтаңба.
